E-Mail-Verwaltung¶

Unter Administration > E-Mail-Verwaltung steuern Sie die gesamte E-Mail-Kommunikation des Systems. Das Modul umfasst Aktionen, Postfach, Vorlagen, SMTP-Konfigurationen, Protokollierung und den manuellen E-Mail-Versand.

Aktionen¶

Zeitgesteuerte Aktionen loesen automatische E-Mail-Versendungen, Berichtsgenerierungen oder Workflow-Schritte aus.

Feld	Beschreibung
Beschreibung	Kurzbezeichnung der Aktion.
Tag des Monats	Tag im Monat, an dem die Aktion ausgefuehrt wird.
Tag der Woche	Wochentag fuer die Ausfuehrung.
Monat	Monat(e) fuer die Ausfuehrung.
Start / Ende	Zeitfenster, in dem die Aktion aktiv ist.
Gruppe	Zuordnung zu einer Benutzergruppe.
Veroeffentlicht	Nur aktive Aktionen (Ja) werden ausgefuehrt.
Senden ohne Anhaenge	Steuert, ob die Aktion auch ohne Dateianhang ausgeloest wird.
gesendet	Anzahl der bisherigen Versendungen.
Vorlagen-ID	Verknuepfte E-Mail- oder Berichtsvorlage.
Konfiguration-ID	Zugeordnete SMTP-Konfiguration.
Aktionen	Bearbeiten, Duplizieren, Loeschen.

Postfach¶

Das Postfach protokolliert alle ausgehenden E-Mails mit Metadaten zur Nachverfolgung.

Feld	Beschreibung
Mailaktion	Ausloesende Aktion oder Prozess.
Empfaenger	E-Mail-Adresse des Empfaengers.
Nutzer/Kunde	Zugehoerigkeit des Empfaengers (Rolle, Kundengruppe).
Adrestyp	Typ der Adresse (User, System, Verteilergruppe).
Anhaenge	Anzahl der Dateianhänge.
Exporttyp	Format des Exports (z. B. excel, pdf_html).
Parameter	Zusatzinformationen zur Mail.
Anhangstyp	Typ der Anlage (Link, File).
Status	Versandstatus (z. B. Sent).
gesendet	Versandzeitpunkt.
Fehlermeldung	Fehlerbeschreibung bei Versandproblemen.
erstellt	Erstellungszeitpunkt des Eintrags.
Nachrichteninhalt	Zugriff auf den Mailinhalt.

Vorlagen¶

E-Mail-Vorlagen definieren Inhalte und Anhänge fuer automatisierte und manuelle E-Mails.

Feld	Beschreibung
Name	Bezeichnung der Vorlage.
Anhang hinzufuegen	Standard-Anhang der Vorlage.
Typ	Einsatzzweck (z. B. SUPPORT, INVENTORY, LOCATION).
Beschreibung	Erlaeuterung der Vorlage.
leerer Anhang	Vorlage auch ohne Anhang verwendbar (Ja/Nein).
Filter	Optionale Filterkriterien (z. B. „all", „due overdue").
Berichtsname	Zugehoeriger Bericht.
von / von Name	Absenderadresse und -name.
Aktionen	Bearbeiten, Duplizieren, Loeschen.

Tip

Vorlagen koennen mehrsprachig gepflegt werden, um international einheitliche Kommunikation zu gewaehrleisten.

Konfiguration¶

Hier verwalten Sie die SMTP-Verbindungen fuer den E-Mail-Versand.

Feld	Beschreibung
Default	Kennzeichnet die Standard-Konfiguration.
Host	SMTP-Serveradresse.
ID	Eindeutige Identifikationsnummer.
Mailer	Typ des Maildienstes (z. B. SMTP).
Name	Bezeichnung der Konfiguration.
Password	Passwort fuer die SMTP-Authentifizierung.
Port	Portnummer (meist 587 fuer TLS).
SMTP Auth	SMTP-Authentifizierung erforderlich (Ja/Nein).
SMTP Secure	Verschluesselungstyp (TLS, SSL, keine).
Timeout	Zeitlimit fuer den Versandversuch in Sekunden.
Username	Benutzername fuer den Mailserver.
Aktionen	Bearbeiten, Duplizieren, Loeschen.

Warning

Nur eine Konfiguration kann als Default definiert werden. Diese wird fuer alle nicht explizit zugewiesenen Versandaktionen verwendet.

Log¶

Das Log protokolliert alle E-Mail-Versandvorgaenge:

Feld	Beschreibung
ID	Eindeutige Log-Identifikationsnummer.
Konfigurationsname	Verwendete SMTP-Konfiguration.
Sendename	Absendername beim Versand.
Empfaenger Name	Anzeigename des Empfaengers.
Empfaenger Adresse	E-Mail-Adresse des Empfaengers.
Status	Versandstatus (z. B. success).
Log Time	Zeitstempel des Versandvorgangs.

Mail schreiben¶

Das Formular ermoeglicht den manuellen E-Mail-Versand direkt aus dem System.

Feld	Beschreibung
Mail Konfiguration	Auswahl der SMTP-Konfiguration.
Vorlage	Optionale Auswahl einer E-Mail-Vorlage.
Empfaenger E-Mail	Zieladresse der Nachricht.
Cc	Weitere Empfaenger (Carbon Copy).
Betreff	Betreffzeile (Pflichtfeld).
Inhalt	HTML-Editor zur Erstellung des Nachrichtentexts.
Anhang hinzufuegen	Dateianhänge beifuegen.