Dokumente¶
Die Dokumentenverwaltung dient der zentralen Verwaltung aller dokumentierten Inhalte im Kalibriersystem -- insbesondere Zertifikate, Prozeduren, Spezifikationen und Geraetebilder. Sie ist ein wesentliches Werkzeug fuer DMS-Manager, Qualitaetssicherung und Systemadministration.
Tabellenansicht¶
| Nr. | Spalte | Beschreibung |
|---|---|---|
| ① | Name | Dokumentenname, meist abgeleitet vom Inhalt oder Geraetetyp |
| ② | Major Version | Hauptversionsnummer, relevant bei strukturellen oder inhaltlichen Aenderungen |
| ③ | Minor Version | Nebenversion, wird bei kleineren Anpassungen oder Korrekturen erhoeht |
| ④ | Neueste | Kennzeichnung, ob es sich um die aktuellste Version handelt (Ja/Nein) |
| ⑤ | Dateiname | Tatsaechlicher Dateiname im Dateisystem (inkl. Dateiendung) |
| ⑥ | Dateityp | Format des Dokuments (z. B. PDF, JPG, ZIP) |
| ⑦ | Typ | Klassifizierung (z. B. „certificate", „procedure", „inventory_img", „specification") |
| ⑧ | Erstellt von | Systemrolle oder Benutzerrolle, die das Dokument hochgeladen hat |
| ⑨ | Link Tabelle | Modul oder Datenbanktabelle, der das Dokument zugeordnet ist |
| ⑩ | Genehmigt | Freigabestatus fuer die offizielle Nutzung (Ja/Nein) |
| ⑪ | Ersteller | Benutzername der hochladenden Person |
| ⑫ | zuletzt bearbeitet | Datum und Uhrzeit der letzten Aenderung |
Versionierung¶
Die Kombination aus Major- und Minor-Version ermoeglicht praezise Dokumentenhistorien und erleichtert Audits. Mehrere Versionen desselben Dokuments koennen parallel im System verwaltet werden, bis eine freigegeben wird. Das Feld „Neueste" markiert systemseitig die aktuellste Version.
Genehmigungsworkflow¶
Dokumente muessen manuell freigegeben werden (Spalte „Genehmigt"), bevor sie im System aktiv verwendet oder verlinkt werden koennen. Dokumente ohne Genehmigung sollten nicht produktiv verwendet werden -- dies ist oft ein Review-Schritt durch Administratoren.
Modulverknuepfung¶
Ueber „Link Tabelle" ist das Dokument direkt mit Funktionseinheiten wie Kalibrierungen, Spezifikationen oder Geraetetypen verbunden. Diese Verlinkung ist entscheidend fuer die automatische Einbindung z. B. in Kalibrierberichte oder Geraetedokumentationen.
Aktionsmenue¶
Ueber das Aktionsmenue am Ende jeder Zeile koennen Dokumente aktualisiert, neu verlinkt, freigegeben oder geloescht werden.
Hinweis
Dateitypen muessen valide und kompatibel mit dem System sein (z. B. PDF fuer Zertifikate, ZIP fuer Prozeduren, JPG fuer Bilder). Die Felder „Erstellt von" und „Ersteller" bieten Transparenz darueber, wer fuer welchen Inhalt verantwortlich ist.