Eingangsordner¶
Der Eingangsordner dient der Verwaltung und Pruefung eingehender Dateien im Dokumentenmanagementsystem. Hier werden Dokumente gelistet, die automatisch oder manuell in den Eingang geladen wurden. Ziel ist es, diese strukturiert zu pruefen, zuzuordnen und in das DMS zu ueberfuehren.
Tabellenansicht¶
Die Filterzeile oberhalb der Tabelle ermoeglicht die gezielte Suche nach Dokumenten:
| Nr. | Spalte | Beschreibung |
|---|---|---|
| ① | Dateiname | Filterung nach konkretem Dateinamen |
| ② | Mappe | Filterung nach zugeordnetem Ablageordner (z. B. „manuals", „certificates") |
| ③ | Dateityp | Filterung nach Dateiformat (z. B. PDF, XLSX) |
| ④ | Dateigroesse | Eingrenzung nach Dateigroesse |
| ⑤ | Erstellt | Filterung nach Erstellungsdatum und Uhrzeit |
| ⑥ | Matchmuster | Anzeige, ob das Dokument einem vordefinierten Erkennungsmuster entspricht |
| ⑦ | Upload | Filterung nach dem Benutzer, der den Upload durchgefuehrt hat |
Alle Filterfelder lassen sich beliebig kombinieren. Teilbegriffe sind erlaubt (z. B. „Logger" findet „ELLAB_Logger...").
Matchmuster¶
Das Matchmuster zeigt an, ob ein Dokument einem vordefinierten Klassifikationsmuster entspricht. Der Wert „Nein" bedeutet, dass eine manuelle Zuordnung notwendig ist.
Aktionsmenue¶
Ueber das Aktionsmenue am Ende jeder Zeile stehen folgende Funktionen zur Verfuegung:
- Anzeigen -- Oeffnet eine Vorschau des Dokuments oder leitet zur Detailansicht weiter
- Auf DMS speichern -- Uebergibt das Dokument nach Pruefung in das zentrale Dokumentenmanagementsystem (ggf. mit automatischer Verschlagwortung)
- Loeschen -- Entfernt die Datei aus dem Posteingang nach Sicherheitsabfrage
Weitere Aktionen¶
- Jetzt einlesen -- Startet einen manuellen Scan- oder Verarbeitungsvorgang fuer alle angezeigten Dateien
- Speichern / Loeschen -- Fuehrt Aktionen fuer markierte Eintraege aus
Hinweis fuer Administratoren
Die Matchmuster-Konfiguration sollte regelmaessig ueberprueft und erweitert werden, um eine hohe Automatisierungsquote zu gewaehrleisten. Der Zugriff auf sensible Dokumente oder Loeschfunktionen sollte ueber das Berechtigungssystem geregelt sein.