Dateiverwaltung¶

Unter Administration > Dateiverwaltung konfigurieren Sie das Dokumentenmanagementsystem (DMS) von calServer. Die Verwaltung gliedert sich in Dateieinstellungen, File Links, externe Dokumente und den DMS-Browser.

Dateieinstellungen¶

In den Dateieinstellungen definieren Sie, in welchen Modulen welche Dokumente ueber Datenbankspalten referenziert werden und in welche DMS-Verzeichnisse die Dateien abgelegt werden.

Feld	Beschreibung
Tabellenverknuepfung	Zugehoeriges Modul (z. B. INVENTORY, REPAIR, WIKI).
Spalte	Technische Bezeichnung der Spalte fuer die Dateiinformation.
Spalten Label	Anzeigename im Frontend.
Zuordnung	Platzhalter-Logik zur dynamischen Benennung (z. B. `{name}`, `{RTAG}`).
Verzeichnisname	Zielverzeichnis im DMS (z. B. „manuals", „certificates").
Nur Rollen-basiert freigegebene Dateien anzeigen	Beschraenkt die Sichtbarkeit auf bestimmte Rollen.
Nur Gruppen-basiert freigegebene Dateien anzeigen	Beschraenkt die Sichtbarkeit auf bestimmte Gruppen.
Aktionen	Bearbeiten oder Loeschen der Dateizuweisung.

Info

Das Loeschen einer Dateizuweisung entfernt nur die Konfiguration, nicht die physische Datei im DMS.

Dateipattern (Feld „Zuordnung")¶

Das Feld Zuordnung legt fest, wie ein Dateiname automatisch einem Datensatz (z. B. einem Inventar) zugeordnet wird. Beim Verarbeiten des Eingangsordners (Inbox) prueft calServer fuer jede Datei, ob ihr Name zum konfigurierten Pattern passt, und legt sie bei einem Treffer revisionssicher im DMS ab.

Ein Pattern besteht aus Platzhaltern in geschweiften Klammern { }, dazwischen beliebigem Literaltext (z. B. Trennzeichen wie - oder _).

Verfuegbare Platzhalter¶

Platzhalter	Bedeutung
`{SPALTE}`	Feld-Platzhalter – wird durch den Wert der angegebenen Datenbankspalte des Datensatzes ersetzt (z. B. `{I4201}` = Inventar-Nr., `{name}`, `{RTAG}`). Der Dateiname muss exakt dem zusammengesetzten Wert entsprechen.
`{order-id}`	Verknuepft die Datei ueber die Buchungsbeleg-ID (Bestellung/Auftrag).
`{repair-id}`	Verknuepft die Datei ueber die Reparatur-ID (`RTAG`).
`{#ANY#}`	Wildcard – steht fuer beliebigen Text. Der Dateiname wird per `LIKE` gematcht, der variable Teil ist frei. Es koennen mehrere Dateien zu einem Datensatz gehoeren.
`{#IGNORE#}`	Wie `{#ANY#}`, zusaetzlich wird der variable Namensteil bei der Versionierung ignoriert (jede Datei wird unabhaengig abgelegt, keine Namens-basierte Versionsbildung).
Literaltext	Zeichen ausserhalb der Klammern (z. B. `-`, `_`) muessen im Dateinamen an genau dieser Stelle vorkommen.

Was bei „ANY" einzutragen ist¶

Tragen Sie den Wildcard-Platzhalter vollstaendig mit Doppelkreuz und geschweiften Klammern ein:

{#ANY#}

(bzw. {#IGNORE#}). Die Eingabe von nur ANY genuegt nicht.

Beispiele¶

Pattern	Trifft auf Dateiname zu	Ergebnis
`{I4201}`	`dummy_hbr.pdf`	Exakte Zuordnung ueber die Inventar-Nr.
`{I4201}-{I4202}`	`dummy_hbr-2024.pdf`	Zusammengesetzt aus zwei Feldern, getrennt durch `-`.
`{I4201}{#ANY#}`	`dummy_hbr_Blatt2.pdf`, `dummy_hbr_Sicherheitsblatt.pdf`	Beginnt mit der Inventar-Nr., Rest beliebig – mehrere Dokumente moeglich.
`{repair-id}{#ANY#}`	`R-1052_Pruefprotokoll.pdf`	Beginnt mit der Reparatur-ID, Rest beliebig.

Anzeige im Frontend

Bei Wildcard-Patterns ({#ANY#}/{#IGNORE#}) werden alle passenden aktuellen Dokumente (is_latest) in der Detailansicht des Datensatzes unter Dokumente gelistet – nicht nur eine einzelne Datei.

File Links¶

File Links definieren Aktionen oder Verlinkungen fuer Dateien mit bestimmten Erweiterungen in bestimmten Ordnern. Damit koennen Dateien mit externen Programmen oder speziellen Kommandos verknuepft werden.

Feld	Beschreibung
Linked Folder	DMS-Ordner, fuer den die Regel gilt.
File Extension	Dateierweiterung (z. B. `.pdf`, `.pxe`).
Link	URL, Dateipfad oder Ausfuehrungskommando. Platzhalter wie `{documentfile}` sind moeglich.
Icon	CSS-Klasse oder Icon-Referenz fuer die Darstellung im Dateibrowser.
Aktionen	Bearbeiten oder Loeschen der Verlinkung.

Einstellungen externe Dokumente¶

Die automatische Integration externer Dokumente ueberwacht einen Dateisystempfad und ueberfuehrt neu erkannte Dateien in ein DMS-Zielverzeichnis.

Feld	Beschreibung
External Documents Folder	Ueberwachtes Quellverzeichnis auf dem Dateisystem.
Target Inbox Folder	Zielordner im DMS (z. B. „certificates").
Check for new Documents Interval	Pruefintervall in Minuten.

Warning

Zu kleine Intervalle koennen bei grossen Datenmengen die Systemlast erhoehen. Zu grosse Intervalle verzoegern die Datenverfuegbarkeit.

DMS-Browser¶

Der DMS-Browser bietet eine Dateisystem-aehnliche Ansicht zum Navigieren, Verwalten und Oeffnen von Dokumenten.

Bereich	Beschreibung
Navigationsbaum (links)	Hierarchische Ordnerstruktur des DMS.
Dateiuebersicht (rechts)	Dateien im aktuell gewaehlten Verzeichnis mit Dateityp-Icons.
Toolbar (oben)	Hochladen, Umbenennen, Kopieren, Ausschneiden, Loeschen.
Suchfeld	Volltextsuche im aktuellen Verzeichnis.

Business Continuity: DMS-Indexdatei¶

Bei jeder Aktualisierung des DMS wird automatisch eine Indexdatei (contents.csv) erstellt. Diese enthaelt Metadaten zu allen gespeicherten Dokumenten und ermoeglicht bei Serverstoerungen den manuellen Zugriff auf Kundenzertifikate.

Die Indexdatei enthaelt folgende Felder:

Feld	Beschreibung
link_table	Verzeichnis oder Tabelle der Dateiablage.
name	Urspruenglicher Dateiname.
hash	Eindeutiger DMS-Ablagename (Hash).
created	Upload-Datum.
major_version	Hauptversionsnummer (erhoeht bei Freigabe).
minor_version	Nebenversionsnummer (erhoeht bei Upload).
status	Bearbeitungsstand (z. B. „Upload", „Release").
filename	Tatsaechlicher Dateiname im System.
is_latest	Kennzeichnung der aktuellsten Version.
created_by	Ersteller der Datei.

Tip

Sichern Sie die contents.csv auf einem separaten Server oder in der Cloud, um sie auch bei vollstaendigem Serverausfall verfuegbar zu halten.