Eingangsordner (DMS Inbox)¶
Der Eingangsordner ermöglicht den automatisierten Import von Dateien in das Dokumentenmanagementsystem. Dateien, die in konfigurierten Verzeichnissen abgelegt werden, werden automatisch erkannt und den passenden Inventargegenständen zugeordnet.
Funktionsweise¶
- Eine Datei wird in einem überwachten Eingangsordner abgelegt.
- Das System registriert jede Datei als Inbox-Eintrag und prüft den Dateinamen anhand der konfigurierten Einlese-Muster.
- Bei erfolgreicher Zuordnung wird die Datei automatisch als Dokument ins DMS importiert.
- Die Originaldatei wird nach dem Import revisionssicher archiviert (Unterordner
_archive, kollisionssicher) statt gelöscht; der Inbox-Eintrag bleibt als dauerhaftes Verarbeitungsprotokoll bestehen.
Namenskonvention
Die Zuordnung erfolgt über den Dateinamen. Typischerweise enthält der Dateiname
die Gerätenummer oder Inventarnummer, z. B. INV-2024-0042_Kalibrierschein.pdf.
Das genaue Muster wird vom Administrator konfiguriert.
Konfiguration¶
Die Eingangsordner-Funktion muss vom Administrator aktiviert werden.
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
DMS_INBOX_ENABLED |
Aktiviert/deaktiviert die Inbox-Funktion |
DMS_INBOX_ARCHIVE |
Archivierung nach Import (Standard: an; false = Löschen wie in v1) |
| Inbox-Pfad | Verzeichnispfad des überwachten Ordners |
| Namenskonvention | Einlese-Muster je Datei-Kategorie für die automatische Zuordnung |
Voraussetzung
Die Umgebungsvariable DMS_INBOX_ENABLED muss auf true gesetzt sein,
damit die automatische Verarbeitung aktiv ist. Sie steht per Vorgabe auf
false, solange calServer V1 daneben läuft: Beide Stände würden denselben
Ordner leerräumen, und wer die Datei übernommen hat, entschiede das Timing.
Nach der V1-Abschaltung ist das der Schalter, mit dem V2 übernimmt.
Verarbeitung¶
Die Verarbeitung der Eingangsordner erfolgt über den Artisan-Befehl:
Dieser Befehl kann manuell ausgeführt oder als Cronjob eingerichtet werden:
# Eingangsordner alle 5 Minuten verarbeiten
*/5 * * * * cd /path/to/laravel && php artisan dms:process-inbox >> /dev/null 2>&1
Automatisierung
Für einen vollständig automatisierten Workflow empfiehlt sich die Einrichtung eines Cronjobs, der den Befehl in regelmäßigen Intervallen ausführt.
Administrationsoberfläche¶
Unter /v2/admin/files steht Administratoren im Tab DMS Inbox die Inbox-Verwaltung mit einem vollständigen Statusmodell zur Verfügung (der zweite Tab Konfiguration pflegt die Dateitypen der Inboxen):
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Neu | Datei erfasst, noch nicht verarbeitet |
| Importiert | Erfolgreich ins DMS übernommen (mit Link zum erzeugten Dokument) |
| Nicht zugeordnet | Kein Einlese-Muster passt bzw. kein passender Datensatz gefunden — der genaue Grund steht am Eintrag |
| Fehlgeschlagen | Import-Fehler; wird beim nächsten Lauf erneut versucht (Versuchszähler) |
Die Liste zeigt standardmäßig den Arbeitsvorrat — alles, was noch eine Entscheidung braucht (Neu, Nicht zugeordnet, Fehlgeschlagen). Importierte Einträge bleiben als Protokoll erhalten und sind über den Statusfilter (Importiert (Protokoll) bzw. Alle Status) erreichbar; sie verdrängten den Vorrat sonst binnen weniger Läufe.
Manuelle Aktionen in der Oberfläche:
- Ordner einlesen — registriert alle Dateien eines Ordners als Inbox-Einträge
- Ordner verarbeiten / Alle verarbeiten — stößt die Muster-Verarbeitung manuell an
- Ins DMS übernehmen — importiert einen Eintrag manuell, optional mit expliziter Datensatz-Verknüpfung; der Eintrag protokolliert, wer importiert hat (Cron oder Benutzer)
- In Ordner hochladen — legt Dateien direkt im gewählten Eingangsordner ab. Der Auswahldialog nimmt mehrere Dateien auf einmal (wie in v1); sie werden nacheinander übertragen, und eine abgelehnte Datei (gesperrter Dateityp, zu groß) beendet den Stapel nicht, sondern wird mit ihrem Grund gemeldet. Für größere Stapel mit Ziehfläche und optionaler Sofortverarbeitung gibt es daneben die Seite Dateien hochladen.
Uploads, die nicht aus einem Ordner kommen¶
Nicht jede Datei wird in ein Verzeichnis gelegt: Dokumente am Datensatz und Prozedurvorlagen lädt man direkt in der Oberfläche hoch. Auch diese Lieferungen hinterlassen eine Zeile im Eingangsordner — mit Status Importiert, dem Benutzer und dem Verweis auf das erzeugte Dokument bzw. die Vorlage. Der Eingangsordner bleibt damit die eine Stelle, an der sichtbar ist, welche Datei wann hereinkam, unabhängig vom Weg.
Falsch sortierte Dateien korrigieren¶
Zwei Wege, beide nur vor dem Import (eine abgelegte Datei ist erledigt):
- Umbenennen korrigiert den Namen im selben Ordner und prüft ihn neu gegen dessen Einlese-Muster.
- Verschieben zieht die Datei in einen anderen Einleseordner; dort wird sie gegen die Muster des Zielordners geprüft und startet wieder als Neu. Der Zielordner braucht einen konfigurierten Dateityp — sonst besucht ihn kein Verarbeitungslauf, und die Aktion wird mit Begründung abgelehnt.
Was dabei wirklich auf der Platte liegt, zeigt der DMS-Browser — er ist die Ansicht auf die Verzeichnisse selbst, ohne die Umbenennung und Ablage nachzuvollziehen.
Nicht zugeordnete Dateien¶
Nicht zuordenbare Dateien bleiben mit Status Nicht zugeordnet samt Grund stehen und können manuell übernommen werden; alternativ die Einlese-Muster anpassen und erneut verarbeiten.
Revisionssicherheit
Importierte Inbox-Einträge lassen sich nicht löschen — jede Lieferung derselben Datei erzeugt einen eigenen Protokolleintrag, die Quelldateien wandern ins Archiv.
Berechtigungen¶
Die Konfiguration und Verwaltung des Eingangsordners erfordert Administratorrechte. Die importierten Dokumente unterliegen den regulären DMS-Berechtigungen.