Schnelleingabe

Die Schnelleingabe ist der zentrale Arbeitsplatz für Block-Vorgänge am Gerätebestand (V1: „Status Reader"). Geräte werden im Block gescannt oder einzeln ausgewählt, die gesammelte Liste kann nachbearbeitet werden, und darauf lassen sich mehrere Aktionen in einem Zug ausführen.

Aufruf

Die Schnelleingabe steht als Schnellerfassung oben im Menü, ohne Gruppe (/inventory/quick-entry). Ein Menüeintrag, fünf Reiter: Die Schnellerfassung führt alle Wege, auf denen Arbeit stapelweise ins System kommt, ohne dass jemand einen Datensatz nach dem anderen öffnet.

Reiter	Pfad	Weg	Berechtigung
Schnelleingabe	/inventory/quick-entry	Über das vorhandene Gerät: scannen, Status setzen, Kalibrierungen oder Auftrag daraus erzeugen	inventory_view
Kalibrierschein-Import	/certificate-import	Über das Dokument: PDF-Scheine externer Labore einlesen, prüfen, übernehmen	certificate_import_view
Serienanlage	/inventory/quick-entry/serial	Über die fortlaufende Seriennummer: mehrere gleichartige Geräte in einem Vorgang anlegen	inventory_edit
Tabellenimport	/inventory/quick-entry/table-import	Über die Fremddatei: Excel/CSV einlesen, Spalten zuordnen, importieren — siehe Tabellenimport	inventory_edit
Versandschein	/inventory/quick-entry/delivery-note	Über das Papier: Geräte ohne Auftrag auf ein Lieferpapier setzen und drucken	individual_delivery_report

Jeder Reiter ist eine eigene Seite mit eigener URL und eigener Berechtigung. Fehlt eine Berechtigung, entfällt der zugehörige Reiter; bleibt nur einer übrig, entfällt die Leiste ganz.

Geändert in 5.64

Serienanlage und Tabellenimport lagen vorher als Dialoge hinter Knöpfen in der Kopfzeile der Schnelleingabe, der Kalibrierschein-Import zusätzlich als eigener Menüpunkt. Alle sind jetzt Reiter derselben Leiste — verlinkbar, wiederaufnehmbar und an einer Stelle zu finden.

Der Versandschein ist als fünfter Reiter dazugekommen. In calServer V1 hieß er „freier Lieferschein" und stand in derselben Menügruppe („Fast Insert"); die Berechtigung dafür heißt unverändert individual_delivery_report, aus V1 übernommene Rollen wirken also weiter.

Ablauf

1. Status wählen (optional) — Dropdown der aktiven Inventar-Status. Der gewählte Status wird später per „Status anwenden" auf alle gesammelten Geräte gesetzt.
2. Geräte erfassen — auf zwei Wegen:
   • Block-Scan: Textfeld, ein Code (Inventarnummer) pro Zeile. Barcode-Scanner senden nach jedem Scan einen Zeilenumbruch, sodass fortlaufend gescannt werden kann. „Hinzufügen (Scan)" löst alle Codes in einem Aufruf auf.
   • Einzelauswahl: Suchfeld (Schnellsuche) mit „Hinzufügen".
3. Liste nachbearbeiten — jede Zeile zeigt Fundstatus, Inventarnummer, Seriennummer, Bezeichnung, Hersteller und den aktuellen Status. Zeilen können entfernt, gefundene Geräte direkt im Dialog bearbeitet werden. Unbekannte Codes sind markiert und können per Knopfdruck als neue Geräte angelegt werden.
4. Aktionen ausführen — wirken auf alle gefundenen Geräte der Liste:

Aktion	Wirkung	Berechtigung
Status anwenden	Setzt den gewählten Status auf alle Geräte (über die Status-Übergangslogik inkl. Pflichtfeld-/Default-Regeln)	inventory_edit
Kalibrierungen anlegen	Legt je Gerät eine Kalibrierung mit den im Dialog erfassten Werten an	calibration_edit
Auftrag aus Auswahl	Erstellt einen Auftrag mit allen Geräten als Positionen und öffnet ihn	bookings_edit
Gerät bearbeiten	Öffnet das vollständige Bearbeitungsformular eines Listengeräts	inventory_edit
Unbekannte anlegen	Legt für nicht gefundene Codes neue Geräte an (Inventarnummer = gescannter Code)	inventory_edit

Serienanlage (dritter Reiter)

Formular mit Gerätetyp, Seriennummer-Startwert, Anzahl (1–100), Standort und Bemerkung. Der letzte numerische Teil der Seriennummer wird hochgezählt (führende Nullen bleiben erhalten):

Eingabe:     SN-2024-001
Ergebnis:    SN-2024-001, SN-2024-002, SN-2024-003, ...

Die Vorschau markiert bereits vorhandene Seriennummern rot; sie werden beim Anlegen übersprungen, solange „Bereits vorhandene Seriennummern überspringen" gesetzt ist. Nach dem Anlegen bleibt die Seite stehen und das Formular ist geleert — auf eine Serie folgt meist die nächste.

Tabellenimport (vierter Reiter)

Excel-/CSV-Datei hochladen, Spaltenzuordnung prüfen, importieren. Eine Zeile kann zusammenhängend Kunde, Inventar, Kategorie-Zuordnung und Kalibrierung anlegen. Ablauf, Formate und Zuordnungsregeln: Tabellenimport.

Versandschein (fünfter Reiter)

Das Lieferpapier für Geräte, zu denen es keinen Auftrag gibt: Warenannahme am Tresen, Rücksendung nach der Kalibrierung, Übergabe an ein Fremdlabor. Der einzige Reiter, der nichts anlegt — er sammelt, druckt und vergisst.

Ablauf in vier Schritten:

1. Empfänger — Kunde wählen, dazu optional einen Lieferkontakt. Trägt der Kontakt eine eigene Anschrift (bei Lieferadressen der Normalfall, etwa „Wareneingang, Tor 3"), geht die Sendung dorthin; sonst an die Kundenanschrift. Der Empfängername ist immer der Kunde. Fehlt die Anschrift noch, legt das + neben dem Kontaktfeld sie direkt hier an (Berechtigung contact_edit) — die bereits eingesammelten Geräte bleiben dabei stehen.
2. Kopfdaten — Lieferscheinnummer, Datum, Betreff, Kundennummer, Ansprechpartner, E-Mail, Telefon, Sendungsnummer und ein Hinweis zur Sendung. Ansprechpartner, E-Mail und Telefon sind mit den Daten des angemeldeten Benutzers vorbelegt. Alle Felder sind freiwillig: Der Arbeitsplatz existiert für den Fall, dass noch nichts erfasst ist.
3. Geräte erfassen — genauso wie auf dem ersten Reiter: Block-Scan oder Einzelsuche.
4. Drucken — Vorlage wählen, dann Drucken (öffnet den Druckdialog) oder PDF herunterladen. Die Geräte stehen auf dem Papier in der Reihenfolge, in der sie eingesammelt wurden.

Was der Arbeitsplatz nicht tut: Er legt keinen Auftrag an, keine Leihe, keinen Statuswechsel und kein Dokument in der Dokumentenverwaltung. Wer den Vorgang festhalten will, erzeugt aus derselben Geräteauswahl auf dem ersten Reiter einen Auftrag — dessen Lieferschein ist dann der Auftragsbeleg.

Kein Druck ohne Vorlage

Der Versandschein ist ein Systembericht: Der Platz dafür existiert auf jeder Installation, das Bündel lädt die Administration hoch (Referenz: FREE-DELIVERY-JSON-SAMPLE). Solange nichts hinterlegt ist, sagt die Seite das und bietet keinen Druck an.

Die Auswahllisten für Kunde und Geräte folgen den gewöhnlichen Leserechten: Ohne customers_view bzw. inventory_view bleiben sie leer, auch wenn die Versandschein-Berechtigung vorhanden ist.

Kalibrierschein-Import (zweiter Reiter)

Der Weg über das Dokument statt über das Gerät: PDF-Kalibrierscheine externer Labore werden eingelesen, ausgewertet, gegen den Bestand geprüft und erst nach Sichtung übernommen.

Ausgewertet wird auf einem von zwei Wegen — welcher gilt, entscheidet allein, ob die KI-Funktion Kalibrierschein-Import unter Administration → KI eingeschaltet ist:

Betriebsart	Wann	Was liest
KI-Extraktion	KI-Funktion eingeschaltet	Ein Sprachmodell liest den ganzen Schein; gelernte Marker korrigieren es feldweise
Leseregel-Modus	KI-Funktion aus (Auslieferungszustand)	Kein Modell. Gelesen wird über die Marker der Scheinvariante und die mitgelieferten Leseregeln

Alles danach ist identisch: dieselbe Prüfliste, derselbe Abgleich, dieselben Befunde, dieselbe Übernahme. Der Digitale Kalibrierschein (DCC) braucht ohnehin keine KI — für ihn ändert sich nichts.

1. Hochladen — PDFs per Drag & Drop oder Dateiauswahl. Die Extraktion läuft als Hintergrund-Lauf mit Fortschrittsbalken; die Seite bleibt bedienbar.

   Alternativ über den Eingangsordner, ganz ohne Browser: siehe den Hinweis unten. 2. Prüfliste — jede Zeile zeigt Datei, Status (Wartet auf Verarbeitung, Zur Prüfung, Passwortgeschützt, Nicht lesbar, Fehlgeschlagen, Übernommen, Verworfen), Scheinnummer, Kalibrierdatum, zugeordnetes Gerät und die Prüfbefunde.

   Ging etwas schief, steht der Grund direkt unter dem Dateinamen — etwa „Der KI-Dienst antwortete mit Status 429" oder „Kein Text-Layer (vermutlich ein Scan)". Bricht der ganze Lauf ab (Report-Runner nicht erreichbar, KI-Anbindung gesperrt), erscheint die Ursache am Fortschrittsbalken; die betroffene Datei bleibt auf Wartet auf Verarbeitung stehen und trägt den Grund.

2. Sichten — ein Klick auf die Zeile öffnet PDF-Vorschau und extrahierte Werte nebeneinander. Werte lassen sich korrigieren und das Gerät aus den Treffervorschlägen zuordnen; die Roh-Extraktion bleibt daneben erhalten.

   Jedes Feld trägt ein Kennzeichen, woher sein Wert stammt: KI (aus der Extraktion, also geraten), Marker (an einer für diese Vorlage bestätigten Stelle gelesen), Leseregel (stand unter einer der üblichen Beschriftungen — mitgeliefert, für diese Vorlage nicht bestätigt), DCC (direkt aus dem XML), Aus Intervall (gerechnet, nicht gelesen), Von Hand (selbst eingetragen) oder Nicht erkannt (das Feld ist leer geblieben, hier hilft der Marker-Modus).

   An Scheinen, die vor Einführung des Marker-Modus eingelesen wurden, ist keine Herkunft festgehalten. Gefüllte Felder tragen dort Herkunft unbekannt: Der Wert stimmt womöglich, geprüft hat ihn aber niemand. Neue Importe bringen ihre Herkunft mit. 4. Übernehmen oder verwerfen — die Übernahme legt die Kalibrierung an und hängt den Schein als Dokument daran. Scheine ohne Befund lassen sich über Befundfreie übernehmen in einem Zug abarbeiten; ein Befund der Stufe „Fehler" blockiert die Übernahme, bis er ausgeräumt ist. 5. Erneut verarbeiten — nach behobener Ursache genügt ein Klick auf Erneut verarbeiten: die hochgeladene PDF liegt noch im Import, es startet nur ein neuer Lauf über dieselbe Datei. Der Knopf in der Kopfzeile nimmt alle wiederholbaren Zeilen auf einmal, der im Prüf-Dialog nur die geöffnete. Wiederholbar sind Fehlgeschlagen und Wartet auf Verarbeitung — Passwortgeschützt und Nicht lesbar ändern sich ohne neue Eingabe nicht, übernommene und verworfene Scheine sind abgeschlossen. Ist die Staging-Datei weg (nach Übernahme oder Verwurf), sagt die Meldung das, und die Datei muss neu hochgeladen werden.

Der überwachte Eingangsordner

Neben dem Upload gibt es einen zweiten Weg herein, und der braucht niemanden vor dem Bildschirm: den ausgelieferten Einleseordner kalibrierschein-import im Posteingang. Was ein Scanner oder ein Netzlaufwerk dort ablegt, sammelt der Posteingangslauf ein und übergibt es an dieselbe Prüfliste.

Der Ordner ist ab Werk da — er muss nicht angelegt werden. Zu finden ist er unter Administration → Dokumente als Fach mit dem Typ „Kalibrierschein-Import"; Ordnername, Rollen und Gruppen lassen sich dort ändern wie bei jedem anderen Fach.

Der Dateiname spielt keine Rolle. Anders als bei den übrigen Einleseordnern wird hier kein Muster geprüft: Die Zuordnung steht im Schein, nicht im Namen — scan0007.pdf ist völlig in Ordnung.

Eingesammelt wird beim Posteingangslauf (dms:process-inbox), nicht in dem Moment, in dem die Datei ankommt. Zwischen Ablegen und Erscheinen in der Prüfliste liegt also die eingestellte Taktung.

Am Ende ändert der Ordner nichts an der Entscheidung: Er erzeugt Zeilen zum Prüfen. Kalibrierung und Zertifikat entstehen weiterhin erst, wenn jemand übernimmt — auch bei einem Schein ganz ohne Befund.

Leseregel-Modus: Import ohne KI-Anbindung

Ist die KI-Funktion aus, läuft der Import trotzdem — nur ohne Sprachmodell. Der Hinweis Leseregel-Modus über dem Uploadfeld sagt das.

Gelesen wird dann in zwei Stufen:

1. Mitgelieferte Leseregeln. calServer kennt ab Werk die Beschriftungen, die auf deutschen und englischen Kalibrierscheinen fast immer stehen — „Zertifikat-Nr.", „Seriennummer", „Datum der Kalibrierung", „Hersteller", „Temperatur" und ein paar mehr. Was dahinter steht, wird übernommen und trägt das Kennzeichen Leseregel.
2. Gelernte Marker. Was die mitgelieferten Regeln nicht finden, zeigt man einmal im Reiter Marker & Lernen (unten beschrieben). Ab dem nächsten Schein derselben Vorlage liest calServer es selbst.

Der erste Schein eines neuen Labors ist damit selten leer, aber selten vollständig — das ist der erwartete Zustand, kein Fehlschlag. Der Aufwand fällt einmal je Vorlage an, nicht je Schein. Genau so arbeitete der Kalibrierscheinimport in calServer V1, nur dass dort die Lesevorlage vorab angelegt werden musste; hier entsteht sie am ersten echten Schein.

Zwei Dinge bleiben in dieser Betriebsart offen:

• Die Konformitätsaussage („bestanden") wird nicht geraten. Sie steht als Fließtext irgendwo im Schein, nicht hinter einer Beschriftung — sie lässt sich nur im Marker-Modus zeigen oder von Hand setzen.
• Gescannte Scheine (kein Text-Layer) bleiben Nicht lesbar. Daran ändert auch eine eingeschaltete KI nichts; dafür braucht es Texterkennung.

Was gelesen wurde, steht als Notiz an der Zeile: „Ohne KI gelesen (Leseregel-Modus): 8 von 12 Feldern gefunden."

Übernommene Kalibrierungen halten fest, dass kein Modell beteiligt war: Die Herkunft am Datensatz ist mrk (statt ai oder dcc), und im Änderungsprotokoll steht marker_certificate. Eine Installation ohne KI-Anbindung steht damit in einer Begutachtung nicht als eine da, die eine hat.

Marker-Modus: nicht erkannte Felder einmal zeigen

Labore liefern immer wieder dieselbe Vorlage. Damit dieselbe Korrektur nicht bei jedem Schein von Neuem anfällt, merkt sich calServer, wo auf einer Vorlage welcher Wert steht.

Im Prüfdialog gibt es dafür den Reiter Marker & Lernen: links die Felder mit ihrer Herkunft, rechts der Scheintext — und daneben weiterhin die PDF-Vorschau.

Der kurze Weg — Rahmen ziehen. Sobald der Reiter offen ist, schaltet die Vorschau auf das Rahmenwerkzeug um (Knopf Rahmen ziehen in ihrer Kopfzeile, dort auch wieder abschaltbar, wenn stattdessen geblättert werden soll).

1. Mit gedrückter Maustaste — auf dem Tablet mit dem Finger — einen Rahmen um den Wert ziehen.
2. Direkt unter dem Rahmen steht, was gelesen wurde. Umfasst der Rahmen mehr als eine Spalte, fragt calServer zuerst, welches Stück der Wert ist: Ein Rahmen um die ganze Zeile „Hersteller | KERN & Sohn GmbH | Manufacturer" bietet die drei Stücke einzeln an, und ein Tipp auf „KERN & Sohn GmbH" legt fest, worum es geht. Ein enger Rahmen um nur ein Stück überspringt diese Frage.
3. Darunter die Felder zur Auswahl. Die noch nicht erkannten stehen vorn; Anderes Feld überschreiben bringt auch die übrigen.
4. Feld antippen — fertig. Der Marker ist gesetzt, der Wert steht im Formular.

Die Meldung nach dem Setzen nennt beides: den gelesenen Wert und die Regel, an der er künftig wiedererkannt wird („Künftig erkannt: hinter »Bericht Nr.«"). Damit ist ohne Nachschauen klar, was gelernt wurde.

Lässt sich zu einem Stück keine wiederverwendbare Regel bilden, steht der Grund unter dem Rahmen statt am Bildrand — von dort ist ein anderes Stück oder ein anderes Feld ein Tipp entfernt. Ein häufiger Fall: Die Beschriftung selbst wurde als Wert gewählt.

Der genaue Weg — im Scheintext markieren. Wenn der Rahmen zu fummelig ist oder die Stelle im Text leichter zu treffen: Wert im Scheintext markieren (Maus oder Umschalt + Pfeiltasten), dann links beim passenden Feld auf Marker setzen. Reicht die abgeleitete Regel nicht — etwa weil die Beschriftung mehrfach vorkommt oder der Wert mitten in einer Zeile steht — führt Regel selbst angeben zu den Einzelheiten: Suchart (hinter der Beschriftung, darunter, freies Muster), Beschriftung, Muster, Fundstelle und Seite. Vorschau zeigt vor dem Speichern, was die Regel liest.

Gemerkt wird in beiden Fällen die Stelle, nicht der Wert: Beim nächsten Schein derselben Vorlage steht dort ein anderer Wert, und genau der wird gelesen.

Der Rahmen ist dabei nur ein Zeigefinger, keine Schablone: Gespeichert wird auch bei ihm die Textregel, nicht sein Ausschnitt. Ein Schein derselben Vorlage mit einer Zeile mehr im Kopf wird deshalb trotzdem richtig gelesen. Zwei Dinge, die der Rahmen nicht kann: Auf einem gescannten Schein liegt kein Text unter ihm — dort steht unter dem Rahmen „Hier steht kein Text", und weiter hilft nur ein Schein mit Text-Layer. Und ein zu weit gezogener Rahmen fängt den halben Absatz ein; dann sagt der Hinweis, dass es zu viel ist, und will einen engeren.

Gelernt wird auch ohne Marker-Modus. Wer im Reiter „Werte & Befunde" ein Feld korrigiert, lehrt damit dieselbe Regel — sofern der korrigierte Wert im Scheintext auffindbar ist. Eine Meldung sagt, was gelernt wurde. Nicht lernbar ist die Konformitätsaussage: „bestanden" steht als Text auf dem Schein, der Schema-Wert pass nirgends. Sie lässt sich nur im Marker-Modus zeigen.

Gelernte Varianten

Der Knopf Gelernte Varianten in der Kopfzeile öffnet das Gedächtnis des Imports: je Vorlage ihre Leseregeln, wie oft sie sich bewährt haben und wie oft jemand den gelesenen Wert korrigieren musste.

Wechselt ein Labor sein Formular, liest eine bewährte Regel plötzlich Unsinn — das steht dann als „× korrigiert" an ihr. Eine Regel oder eine ganze Variante lässt sich löschen; danach liest wieder die KI-Extraktion beziehungsweise die mitgelieferte Leseregel, sonst passiert nichts. Umbenennen geht auch, damit „Kalibrierlabor Beispiel GmbH" bei mehreren Formularen desselben Labors unterscheidbar bleibt.

Eine Variante entsteht erst, wenn zu ihr etwas gelernt wurde — die Liste bleibt also kurz und enthält nur, was tatsächlich in Gebrauch ist.

Aktion	Berechtigung
Prüfliste, Vorschau, Scheintext und gelernte Varianten ansehen	certificate_import_view
Hochladen, korrigieren, verwerfen, erneut verarbeiten, Marker setzen und löschen	certificate_import_edit
Übernehmen	zusätzlich calibration_edit und dms_edit

Voraussetzung ist ein erreichbarer Report-Runner — er liest den PDF-Text, und ohne ihn geht in beiden Betriebsarten nichts. Ein KI-Provider ist dagegen nur für die KI-Extraktion nötig; ohne ihn läuft der Leseregel-Modus. Fehlt der Report-Runner, endet der Lauf mit einer Meldung, statt still nichts zu tun.

Geändert in 5.65

Vorher lehnte der Upload PDF-Scheine ab, solange die KI-Funktion aus war („Der KI-gestützte Import von PDF-Scheinen ist nicht eingeschaltet"). Installationen ohne KI-Anbindung konnten damit gar keine Kalibrierscheine einlesen. Jetzt läuft der Import in dem Fall im Leseregel-Modus. Abgelehnt wird nur noch, wenn die KI eingeschaltet, aber gesperrt ist (externer Dienst ohne Freigabe) — das ist ein Konfigurationsfehler und soll auffallen.

API-Endpunkte

POST /api/v2/certificate-imports/upload   # PDF-Scheine hochladen, Lauf starten
POST /api/v2/certificate-imports/retry    # dieselben Dateien noch einmal verarbeiten
GET  /api/v2/certificate-imports          # Prüfliste (optional ?status=)
PUT  /api/v2/certificate-imports/{id}     # Korrekturen an der Arbeitskopie
POST /api/v2/certificate-imports/{id}/accept   # einzelnen Schein übernehmen
POST /api/v2/certificate-imports/accept   # Sammelübernahme (befundfreie)
POST /api/v2/certificate-imports/{id}/reject   # Schein verwerfen

GET  /api/v2/certificate-imports/{id}/text            # Scheintext je Seite (Marker-Modus)
POST /api/v2/certificate-imports/{id}/markers/preview # Regel ausprobieren, ohne sie zu merken
POST /api/v2/certificate-imports/{id}/markers         # Regel merken und anwenden
POST /api/v2/certificate-imports/{id}/markers/apply   # Marker der Variante erneut anwenden
GET  /api/v2/certificate-layouts                      # gelernte Varianten
PUT  /api/v2/certificate-layouts/{id}                 # Variante umbenennen
DELETE /api/v2/certificate-layouts/{id}               # Variante vergessen

POST /api/v2/inventories/scan-resolve     # Codes → Geräte (Match über Inventarnummer)
POST /api/v2/inventories/status-batch     # Status auf mehrere Geräte anwenden
POST /api/v2/calibrations/bulk            # Kalibrierungen für mehrere Geräte
POST /api/v2/bookings/create-with-inventories  # Auftrag aus Geräteauswahl
POST /api/v2/inventories/bulk-preview     # Serienanlage: Vorschau
POST /api/v2/inventories/bulk             # Serienanlage: Anlage

GET  /api/v2/free-delivery-notes/reports           # Versandschein: verfügbare Vorlagen
POST /api/v2/free-delivery-notes/reports/generate  # Versandschein: PDF erzeugen
POST /api/v2/free-delivery-notes/reports/dataset   # Versandschein: Datensatz (Vorlagenbau)

Hinweise

• Der Scan-Match erfolgt exakt über die Inventarnummer (V1: I4201).
• Doppelt gescannte Codes werden automatisch zusammengefasst; die Scan-Reihenfolge bleibt erhalten.

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Siehe auch: Inventar anlegen (Einzelerfassung) · Tabellenimport (Import aus Excel)